Das Geschäftsführergehalt in der GmbH mindert als Betriebsausgabe den Gewinn der Gesellschaft, aber nur, solange es angemessen ist. Zahlt die GmbH ihrem Gesellschafter-Geschäftsführer mehr, als sie einem fremden Geschäftsführer zahlen würde, ist der überhöhte Teil eine verdeckte Gewinnausschüttung. Dieser Beitrag zeigt, woran das Finanzamt die Angemessenheit misst, welche Bestandteile besonders geprüft werden, ob Gehalt oder Ausschüttung steuerlich günstiger ist und wann der Geschäftsführer sozialversicherungspflichtig ist.

Geschäftsführergehalt in der GmbH: Grundlagen

Der Geschäftsführer ist Organ der GmbH. Davon zu unterscheiden ist sein Anstellungsvertrag, der das Gehalt regelt. Steuerlich erzielt der Gesellschafter-Geschäftsführer mit einem üblichen Anstellungsvertrag Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit (§ 19 EStG), auch wenn er die GmbH beherrscht. Die GmbH behält Lohnsteuer ein, beim Gesellschafter ist das Gehalt mit seinem persönlichen Steuersatz zu versteuern.

Ein Geschäftsführergehalt in der GmbH besteht meist aus mehreren Bestandteilen:

Bestandteil Typische Prüfpunkte des Finanzamts
Festgehalt Höhe im Fremdvergleich; Vereinbarung im Voraus
Weihnachts- und Urlaubsgeld muss vertraglich vereinbart sein
Tantieme Höchstgrenzen, Bemessungsgrundlage
Pensionszusage Erdienbarkeit, Probezeit, Finanzierbarkeit
Firmenwagen und andere Sachbezüge Privatnutzung muss vereinbart sein
Überstundenvergütung, Zuschläge beim Gesellschafter-Geschäftsführer regelmäßig nicht anerkannt

Wie hoch darf das Geschäftsführergehalt in der GmbH sein?

Eine feste Obergrenze gibt es nicht. Maßstab ist, was ein ordentlicher und gewissenhafter Geschäftsleiter einem fremden Geschäftsführer unter gleichen Umständen zahlen würde (Fremdvergleich). Die Finanzverwaltung prüft in drei Schritten (BMF-Schreiben vom 14.10.2002):

  1. Dem Grunde nach: Ist jeder Bestandteil überhaupt durch den Betrieb veranlasst? Überstundenvergütungen, unbefristete Nur-Tantiemen oder fehlerhafte Pensionszusagen fallen hier schon heraus.
  2. Der Höhe nach: Ist jeder Bestandteil für sich angemessen, etwa die Tantieme im Verhältnis zum Festgehalt?
  3. Gesamtausstattung: Ist die Summe aller Bestandteile im Vergleich zu fremden Geschäftsführern angemessen?

Kriterien für die Angemessenheit

  • Größe des Unternehmens: Umsatz und Zahl der Mitarbeiter
  • Branche und Region
  • Ertragslage: Der GmbH muss nach Abzug der Vergütung eine angemessene Verzinsung des Eigenkapitals bleiben. Als grobe Orientierung gilt, dass die Gesamtvergütung nicht dauerhaft den größten Teil des Gewinns vor Geschäftsführervergütung aufzehren sollte.
  • Art und Umfang der Tätigkeit, Qualifikation und Verantwortung
  • Zahl der Geschäftsführer: Bei mehreren Geschäftsführern ist für jeden ein Abschlag üblich, besonders in kleinen Gesellschaften.
  • Nebentätigkeiten: Wer nur teilweise für die GmbH tätig ist, kann nur ein entsprechend geringeres Gehalt erhalten.

In der Praxis greifen Betriebsprüfer auf Gehaltsstrukturuntersuchungen zurück, die Geschäftsführergehälter nach Branche, Umsatz und Mitarbeiterzahl auswerten. Liegt die Vergütung innerhalb der dort genannten Bandbreite, wird sie in der Regel anerkannt. Die Angemessenheit der Geschäftsführergehälter der Höhe nach orientiert sich an der tabellarischen Darstellung der OFD Karlsruhe.

Tantieme, Firmenwagen und Pensionszusage als Geschäftsführergehalt in der GmbH

Tantieme

Eine gewinnabhängige Tantieme ist üblich, unterliegt beim Gesellschafter-Geschäftsführer aber Grenzen: Sie darf in der Regel nicht mehr als 50 % des Jahresüberschusses vor Tantieme und Ertragsteuern betragen, und die Gesamtvergütung sollte zu mindestens 75 % aus festen und höchstens 25 % aus variablen Bestandteilen bestehen (BMF-Schreiben vom 01.02.2002). Umsatztantiemen werden nur ausnahmsweise anerkannt. Einzelheiten unter Tantiemevereinbarung.

Firmenwagen

Darf der Geschäftsführer den Firmenwagen auch privat nutzen, muss das im Anstellungsvertrag stehen. Dann ist die Privatnutzung Arbeitslohn und wird meist nach der 1-%-Regelung versteuert (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG). Fehlt die Vereinbarung oder nutzt er den Wagen über das Vereinbarte hinaus, liegt eine verdeckte Gewinnausschüttung vor.

Pensionszusage

Eine Pensionszusage wird nur anerkannt, wenn sie ernsthaft vereinbart, finanzierbar und noch erdienbar ist. Sie sollte erst nach einer Probezeit erteilt werden und nicht kurz vor dem Ruhestand. Fehler wirken sich hier oft erst nach Jahren aus, etwa beim Verkauf der GmbH oder bei der Nachfolge.

Folgen eines zu hohen Geschäftsführergehalts in der GmbH

Den unangemessenen Teil des Gehalts behandelt das Finanzamt als verdeckte Gewinnausschüttung (§ 8 Abs. 3 Satz 2 KStG):

  • Bei der GmbH wird er dem Gewinn wieder hinzugerechnet; Körperschaft- und Gewerbesteuer steigen.
  • Beim Geschäftsführer wird er vom Arbeitslohn in einen Kapitalertrag umgewandelt.
  • Zusätzlich fallen Kapitalertragsteuer und Nachzahlungszinsen an.

Ein Rechenbeispiel steht im Beitrag Verdeckte Gewinnausschüttung: Folgen. Welche Fälle sonst zu einer vGA führen, zeigt Verdeckte Gewinnausschüttung: Voraussetzungen und Beispiele.

Formale Fallen beim beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführer

Hält der Geschäftsführer mehr als 50 % der Stimmrechte, prüft das Finanzamt auch die Form: Jede Vergütung muss im Voraus, klar und wirksam vereinbart und tatsächlich so gezahlt werden. Typische Fehler sind rückwirkende Gehaltserhöhungen, mündlich vereinbarte Sonderzahlungen und Gehälter, die nicht regelmäßig ausgezahlt, sondern nur gebucht werden.

Gehalt oder Ausschüttung: was ist günstiger?

Gesellschafter-Geschäftsführer können ihr Einkommen aus der GmbH entweder als Gehalt oder als Gewinnausschüttung beziehen. Beim Gehalt zahlt die GmbH keine Steuer, der Geschäftsführer versteuert es mit seinem persönlichen Steuersatz. Bei der Ausschüttung zahlt erst die GmbH Körperschaft- und Gewerbesteuer, dann der Gesellschafter Abgeltungsteuer.

Rechenbeispiel

Die GmbH hat 100.000 € Gewinn übrig, bevor über Gehalt oder Ausschüttung entschieden wird. Der Gesellschafter-Geschäftsführer hat bereits andere Einkünfte und zahlt auf jeden weiteren Euro 42 % Einkommensteuer. Gewerbesteuer-Hebesatz 400 %, vereinfacht ohne Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer beim Gesellschafter:

Gehalt Ausschüttung
Gewinn vor Gehalt / Ausschüttung 100.000 € 100.000 €
Körperschaftsteuer 15 % + Soli – – 15.825 €
Gewerbesteuer 14 % – – 14.000 €
Zufluss beim Gesellschafter 100.000 € 70.175 €
Einkommensteuer 42 % / Abgeltungsteuer 25 % – 42.000 € – 17.544 €
Netto beim Gesellschafter 58.000 € 52.631 €

Ergebnis: Bei einem Grenzsteuersatz von 42 % ist das Gehalt günstiger, im Beispiel um rund 5.400 €. Das kehrt sich um, wenn der Gewinn in der GmbH bleibt: Dann zahlt die GmbH nur rund 30 % und der Gesellschafter zunächst gar nichts. Ab 2028 sinkt zudem die Körperschaftsteuer schrittweise um einen Prozentpunkt jährlich auf 10 % im Jahr 2032, was die Ausschüttung relativ attraktiver macht.

Die Grenzen für die Gestaltung: Das Gehalt muss angemessen bleiben, sonst wird der Mehrbetrag doch zur Ausschüttung. Und bei sozialversicherungspflichtigen Geschäftsführern kommen auf das Gehalt Sozialversicherungsbeiträge hinzu, auf die Ausschüttung nicht. Die optimale Aufteilung sollte jährlich mit den konkreten Zahlen durchgerechnet werden.

Sozialversicherung beim Geschäftsführergehalt in der GmbH

Ob der Geschäftsführer sozialversicherungspflichtig ist, richtet sich nach dem Sozialversicherungsrecht, nicht nach dem Steuerrecht (§ 7 SGB IV). Entscheidend ist, ob er die Geschicke der GmbH maßgeblich beeinflussen kann:

Geschäftsführer Sozialversicherung (Regelfall)
Fremdgeschäftsführer ohne Beteiligung versicherungspflichtig
Gesellschafter mit mindestens 50 % des Stammkapitals nicht versicherungspflichtig
Minderheitsgesellschafter mit echter, umfassender Sperrminorität im Gesellschaftsvertrag nicht versicherungspflichtig
Minderheitsgesellschafter ohne Sperrminorität versicherungspflichtig, auch wenn er faktisch „der Chef“ ist

Maßgeblich ist die Rechtsmacht nach dem Gesellschaftsvertrag. Stimmbindungsverträge oder Treuhandabreden außerhalb der Satzung genügen nach der Rechtsprechung des Bundessozialgerichts nicht. Zu Einzelfragen der Sperrminorität ist beim BSG ein weiteres Verfahren anhängig (B 12 BA 4/26 R).

Wer unsicher ist, kann seinen Status bei der Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung verbindlich feststellen lassen (§ 7a SGB IV). Das lohnt sich vor allem bei Minderheitsgesellschaftern, weil eine falsche Einschätzung zu Nachforderungen für mehrere Jahre führen kann.

Ein beherrschender Gesellschafter-Geschäftsführer kann übrigens kein Minijob-Verhältnis mit seiner GmbH haben: Da er sozialversicherungsrechtlich nicht beschäftigt ist, scheidet auch die Pauschalbesteuerung für Minijobs aus.

Geschäftsführergehalt in der GmbH senken, erhöhen oder aussetzen

  • Erhöhen: nur für die Zukunft, durch Gesellschafterbeschluss und Änderung des Anstellungsvertrags vor dem Zeitraum, für den sie gelten soll.
  • Senken: in einer Krise üblich und vom Fremdvergleich gedeckt. Auch hier: im Voraus und schriftlich.
  • Verzichten: Ein Verzicht auf künftiges Gehalt ist steuerlich unproblematisch. Verzichtet der Gesellschafter dagegen auf ein bereits entstandenes Gehalt, gilt es als zugeflossen und wird versteuert; bei der GmbH liegt dann eine verdeckte Einlage vor.
  • Unentgeltlich tätig sein: Das ist möglich. Steuerlich hat es keine Folgen, die GmbH muss keinen fiktiven Lohn ansetzen.

Lebt der Geschäftsführer im Ausland oder führt er Gesellschaften in mehreren Staaten, siehe den Beitrag zum Geschäftsführer im Ausland.

Häufige Fragen zum Geschäftsführergehalt in der GmbH

Wie hoch darf das Geschäftsführergehalt in einer GmbH sein?

So hoch, wie es ein fremder Geschäftsführer bei vergleichbarer Größe, Branche und Ertragslage erhalten würde. Eine feste Obergrenze gibt es nicht; der GmbH muss nach Abzug des Gehalts aber ein angemessener Gewinn bleiben.

Ist das Geschäftsführergehalt eine Betriebsausgabe?

Ja, soweit es angemessen und im Voraus vereinbart ist. Ein überhöhter Teil ist eine verdeckte Gewinnausschüttung und mindert den Gewinn nicht.

Ist Gehalt oder Ausschüttung steuerlich günstiger?

Bei einem Grenzsteuersatz um 42 % meist das Gehalt, solange es angemessen bleibt. Bleiben Gewinne in der GmbH, ist die Thesaurierung günstiger. Die beste Aufteilung hängt vom Einzelfall ab.

Wie hoch darf die Tantieme des Geschäftsführers sein?

In der Regel höchstens 50 % des Jahresüberschusses vor Tantieme und Ertragsteuern; die variable Vergütung sollte höchstens 25 % der Gesamtvergütung ausmachen.

Ist der Gesellschafter-Geschäftsführer sozialversicherungspflichtig?

Nicht, wenn er mindestens 50 % hält oder eine echte Sperrminorität im Gesellschaftsvertrag hat. Minderheitsgesellschafter ohne Sperrminorität und Fremdgeschäftsführer sind in der Regel versicherungspflichtig.

Kann das Geschäftsführergehalt rückwirkend erhöht werden?

Beim beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführer nicht. Rückwirkende Erhöhungen werden als verdeckte Gewinnausschüttung behandelt.

Muss ein Geschäftsführer überhaupt ein Gehalt bekommen?

Nein. Er kann auch unentgeltlich tätig sein. Steuerlich hat das keine Folgen.

Fazit: Geschäftsführergehalt GmbH

Ein angemessenes, im Voraus schriftlich vereinbartes Geschäftsführergehalt ist für viele GmbH-Gesellschafter der steuerlich günstigste Weg, Geld aus der Gesellschaft zu entnehmen. Wer die Grenzen überschreitet oder Formalien vernachlässigt, riskiert verdeckte Gewinnausschüttungen, und bei Minderheitsgesellschaftern zusätzlich Nachforderungen der Sozialversicherung. Gehalt, Tantieme und Pensionszusage sollten deshalb regelmäßig überprüft werden, spätestens wenn sich Gewinn oder Beteiligungsverhältnisse ändern.

Sie möchten Ihr Geschäftsführergehalt prüfen oder die Aufteilung zwischen Gehalt und Ausschüttung optimieren?

Nehmen Sie jetzt Kontakt auf und lassen Sie Ihre Situation steuerlich prüfen.

    Alle Beiträge der Kategorie „Einkommensteuer“